Để đảm bảo quá trình hoạt động của một tòa chung cư diễn ra suôn sẻ và thuận lợi phát triển thì phòng ban quản lý chung cư là bộ phận không thể thiếu. Nhưng họ nắm giữ quyền quản lý những vấn đề gì? Cùng giải đáp thắc mắc này qua thông tin bài viết dưới nhé.
Phòng ban quản lý chung cư là gì?
Phòng ban quản lý chung cư là một đội ngũ đứng sau để điều hành và quản lý một cách trực tiếp những hoạt động diễn ra trong tòa nhà chung cư. Những hoạt động này đều được đảm bảo duyệt bởi Cục quản lý nhà và thị trường BĐS và được đăng tải hoạt động dưới hình thức văn bản trên cổng thông tin điện tử của Bộ Xây Dựng.
Phòng ban này có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thường hoạt động theo mô hình hội đồng quản trị hoặc mô hình hợp tác xã. Số lượng các thành viên trong phòng ban chỉ từ 3 – 5 người, họ là những người có kiến thức chuyên môn ngang tầm và phù hợp với vị trí công việc.
Phòng ban quản lý chung cư có mô hình như thế nào?
Hiện nay tại các chung cư thì mô hình của phòng ban quản lý tòa nhà gồm có các bộ phận chính như:
Trưởng ban quản lý: có thể gồm một hoặc nhiều người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất trong ban quản lý tòa nhà.
Phó ban quản lý (hay còn được gọi là trợ lý): là người ngay dưới quyền của trưởng ban quản lý, chịu trách nhiệm các hoạt động diễn ra trong tòa nhà và đưa ra ý kiến, hướng xử lý cho những vấn đề mà bộ phận dưới đưa lên.
Ngoài 2 bộ phận chính trên thì phòng ban quản lý còn có:
- Bộ phận kỹ thuật
- Hành chính
- Kế toán
- Những bộ phận chịu trách nhiệm về kinh doanh và chăm sóc khách hàng
- Nhà thầu chuyên cung cấp dịch vụ cho chung cư
Những vấn đề mà phòng ban quản lý chung cư cần có trách nhiệm?
Vậy việc thành lập Ban quản lý tòa nhà đồng nghĩa họ phải có những trách nhiệm cho những vấn đề cụ thể. Dưới đây là một số công việc mà ban quản lý cần quan tâm:
Quản lý thông tin khách hàng
Quản lý thông tin của khách hàng và cư dân sinh sống tại đây để kịp thời đưa ra kế hoạch cung cấp dịch vụ thích hợp. Đồng thời tiếp nhận và xử lý ý kiến khách hàng nhanh chóng. Mang đến tư vấn thích hợp để giúp Ban quản trị tòa nhà có thể đưa ra dịch vụ nâng cao hơn chất lượng tòa nhà.
Quản lý an ninh, trật tự chung cư
Giữ gìn an ninh chung cư là một trong những vấn đề mà ban quản lý chung cư cần quan tâm, nhằm tránh ảnh hưởng đến cư dân và tài sản. Cụ thể cần đưa ra những kế hoạch phân bố nhân viên bảo vệ, lắp đặt thiết bị an ninh cần thiết để giảm tối đa tình trạng mất trật tự và ảnh hưởng đến chất lượng tòa nhà.
Quản lý vấn đề vệ sinh
Ban quản lý tòa nhà hiện nay luôn có đội ngũ vệ sinh chuyên nghiệp, nhiệt tình giúp đảm bảo luôn giữ gìn vệ sinh chung cư trong trạng thái sạch sẽ, không khí trong lành và tiết kiệm chi phí làm sạch cho nhà đầu tư. Từ đó, mang lại hiệu quả chất lượng dịch vụ tốt hơn cho cư dân tại đây.
Quản lý hệ thống vận hành
Hệ thống điện, nước, máy lạnh,… là những hệ thống thiết yếu cần đáp ứng của cư dân sinh sống tại chung cư. Do đó việc quản lý hệ thống vận hành sẽ quyết định rất lớn đến quá trình hoạt động của tòa nhà, và chất lượng thương hiệu. Ban quản lý cần tuyển đội ngũ nhân viên kỹ thuật vận hành chuyên nghiệp để tránh những sai sót, hư hỏng, kịp thời bảo trì.
Từ bài viết trên có thể thấy phòng ban quản lý chung cư có rất nhiều vai trò quan trọng ảnh hưởng đến sự vận hành và chất lượng tòa nhà. Nếu còn có thắc mắc về những trách nhiệm và phương pháp điều hành chung cư bạn có thể liên hệ với Long Dương Group qua hotline: 1900.088.876 để nhận được sự trợ giúp nhé.