Quản lý vận hành tòa nhà, chung cư là gì?
Quản lý vận hành tòa nhà, chung cư là một trong những dịch vụ rất phát triển hiện nay. Dịch vụ này sẽ thực hiện các hoạt động giúp đảm bảo an toàn, mang lại một môi trường sống lành mạnh, tạo cảm giác thoải mái nhất có thể cho người dân. Đồng thời, dịch vụ này còn giúp khai thác hiệu quả những giá trị bất động sản.
Hoạt động quản lý và vận hành nhà bao gồm các công việc sau đây:
a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác;
b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho tòa nhà hoạt động bình thường;
c) Các công việc khác có liên quan.
Dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm những gì?
Dịch vụ quản lý vận hành chung cư sẽ thực hiện tất cả các công việc sau:
Quản lý nhân sự
Mỗi tòa nhà sẽ có một bộ phận nhân sự riêng để thực hiện các công việc liên quan đến vệ sinh, nhân viên kỹ thuật sửa chữa thang máy, điện, ống nước,… Và nhiệm vụ của dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là giám sát các hoạt động của đội ngũ nhân sự này để kịp thời phát hiện những sai sót và giải quyết.
Quản lý khách hàng
Dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà cũng có nhiệm vụ theo dõi và chăm sóc tốt tất cả các đối tượng khách hàng có trong tòa nhà, chung cư. Đảm bảo luôn có mặt kịp thời để giải quyết tất cả các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Quản lý an ninh
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của dịch vụ quản lý vận hành chung cư, tòa nhà là đảm bảo an ninh, an toàn tuyệt đối cho những cư dân sinh sống ở đây. Nghĩa là phải xây dựng được một môi trường sống lành mạnh, trật tự, không có những tranh chấp về tài sản cũng như an toàn tính mạng con người.
Quản lý kỹ thuật và vận hành nhà ở chung cư
Dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà còn giúp thực hiện những công việc kiểm tra, quản lý hệ thống máy móc như hệ thống ánh sáng, hệ thống thông gió, hệ thống điện, hệ thống nước, hệ thống PCCC,… Nhằm đảm bảo các thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động ổn định.
Quản lý vệ sinh
Ban quản lý vận hành chung cư, tòa nhà sẽ trực tiếp điều động nhân sự thực hiện cũng như kiểm tra và đảm bảo công tác vệ sinh. Dịch vụ vệ sinh chung cư sẽ giúp chung cư luôn trong tình trạng sạch sẽ, sáng bóng, không khí thoáng đãng đảm bảo sức khỏe cho người dân khi sinh sống tại chung cư đồng thời giúp cho chung cư không bị xuống cấp sau một thời gian sử dụng bởi tình trạng chung cư xuống cấp do không được chăm sóc vệ sinh tốt đang rất phổ biến.
Quy trình quản lý và vận hành tòa nhà
Với mỗi công việc: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý kỹ thuật, quản lý vệ sinh, quản lý an ninh thì đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư sẽ có quy trình cụ thể. Ngoài ra, quy trình thực hiện còn phụ thuộc vào những quy định chung của tòa nhà chung cư cũng như thỏa thuận giữa các bên.
Do đó, khi hợp tác, chủ tòa nhà, chung cư cần phải lưu ý và có những trao đổi cụ thể về vấn đề này như sau:
1) Lập và thực hiện kế hoạch quản lý vận hành tòa nhà;
2) Xây dựng bộ máy quản lý vận hành và cung cấp nhân sự quản lý vận hành nhà ở chung cư; kiểm soát quá trình quản lý vận hành theo kế hoạch thông qua bộ phận kiểm soát từ văn phòng quản lý theo định kỳ và thường xuyên tại tòa nhà;
3) Thiết lập, điều chỉnh các quy trình quản lý, vận hành, biểu mẫu phù hợp với đặc điểm của tòa nhà và vận dụng vào quản lý thực tế tại tòa nhà;
4) Kiểm soát, bảo đảm trật tự, an ninh công cộng, xử lý vệ sinh, môi trường, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật (điện, nước, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống thang máy, thang cuốn, thông tin liên lạc,…) và các dịch vụ khác của tòa nhà;
5) Chủ động liên hệ, phối hợp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cư dân đăng ký sử dụng các dịch vụ về nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, internet, điện thoại…;
6) Thay mặt Bên A quản lý, cập nhật, phát hành thông báo giá dịch vụ quản lý vận hành và tiến hành thu kinh phí quản lý và vận hành nhà, phí dịch vụ, phí tiêu thụ nước sinh hoạt của chủ sở hữu căn hộ theo định kỳ hàng tháng, đề xuất với Bên A các biện pháp bắt buộc thích hợp khi cần thiết để đảm bảo việc thu các khoản tiền này;
7) Giám sát công ty bảo trì cơ điện thực hiện việc bảo trì các thiết bị cơ điện hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo kế hoạch đã lập và báo cáo định kỳ cho Bên A;
8) Quản lý và vận hành các hệ thống kỹ thuật tòa nhà; bố trí lịch làm việc của nhân viên kỹ thuật làm việc tại tòa nhà; giám sát công việc hàng ngày của nhân viên kỹ thuật bao gồm các hạng mục phải kiểm tra cũng như những công việc sửa chữa khác;
9) Thực hiện việc sửa chữa đơn giản các thiết bị tòa nhà: thay bóng đèn, công tắc tại khu vực chung. Bên B chỉ chịu chi phí nhân lực sửa chữa và vật tư đơn giản (đèn chiếu sáng hành lang, công tắc, phụ liệu…); Bên A chịu trách nhiệm về phần vật tư, thiết bị thay thế thuộc phạm vi quỹ bảo trì; trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác;
10) Thay mặt Bên A làm việc với các cơ quan có liên quan và phối hợp với chính quyền địa phương thực hiện các quy định của pháp luật về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường và các phong trào chung;
11) Đôn đốc, nhắc nhở cư dân thực hiện nội quy quản lý, sử dụng tòa nhà. Nhắc nhở và hỗ trợ cư dân đăng ký tạm trú, thường trú khi vào sinh sống tại tòa nhà; tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của cư dân liên quan đến công tác quản lý và vận hành nhà ở chung cư;
12) Tổ chức thực tập phòng cháy, chữa cháy nội bộ định kỳ để các thành viên trong Ban quản lý, bộ phận kỹ thuật, lực lượng bảo vệ, an ninh, bộ phận dịch vụ vệ sinh (và có thể có cư dân); phối hợp với Bên A lập phương án phòng cháy, chữa cháy định kỳ theo quy định để hướng dẫn khách hàng/cư dân tòa nhà nắm được các bước cần thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra;
13) Lựa chọn, ký kết hợp đồng dịch vụ với các nhà thầu có năng lực, có uy tín để cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ giữ xe, dịch vụ duy trì vệ sinh hàng ngày, chăm sóc cây cảnh, xử lý côn trùng…; tư vấn cho Bên A lựa chọn và ký hợp đồng với các nhà thầu có năng lực và uy tín cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa khác (nếu có),…;
14) Báo cáo tình hình quản lý và các chi phí hoạt động hàng tháng, hàng năm tại hội nghị tòa nhà;
15) Thực hiện các công việc khác do các bên thỏa thuận…
Trên đây là những thông tin cần thiết về quản lý và vận hành tòa nhà, chung cư. Nếu quý khách đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ này hoặc muốn tìm hiểu thêm những thông tin liên quan khác thì hãy liên hệ trực tiếp đến Long Dương Group – Đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành nhà uy tín hàng đầu hiện nay để được hỗ trợ tư vấn nhé!