Với xu hướng lựa chọn sinh sống tại các tòa nhà chung cư bởi giá trị mang lại vô cùng khác biệt. Nó mang lại sự đẳng cấp, tiện lợi và hiện đại cho môi trường sống. Theo đó sự ra đời của các dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, chung cư ngày càng phát triển đặc biệt tại khu vực Thành Phố Mới Bình Dương.
Với việc quản lý vận hành tòa nhà, chung cư yêu cầu cần có một quy trình rõ ràng và cụ thể để công việc quản lý và vận hành được thuận lợi và mang lại hiệu quả tốt nhất.
Quy trình quản lý hợp đồng khách hàng
Với những tòa nhà, chung cư được Chủ đầu tư hoặc Ban quản trị tòa nhà ủy thác cho bên thứ ba làm dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, chung cư, khi đó những quy trình quản lý hợp đồng sẽ bao gồm:
- Quản lý quy trình thiết lập, ký kết hợp đồng và giám sát quá trình vận hành thi công theo hợp đồng với nhà thầu về các vấn đề được ủy quyền như vệ sinh, cây xanh, an ninh,…
- Khi kết thúc hợp đồng với bên nhà thầu, ban quản lý sẽ tiến hành quy trình thanh lý hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng cho thuê với khách thuê căn hộ tại tòa nhà, chung cư. Ban quản lý cũng sẽ phụ trách thu tiền quản lý, thu phí các dịch vụ khác với khách thuê và thanh lý hợp đồng khi kết thúc thời hạn.
Quy trình quản lý công tác vệ sinh tòa nhà, chung cư
Trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà, chung cư thì công tác vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ cần được tiến hành mỗi ngày, đảm môi trường sống thoải mái nhất cho cư dân. Điều này cũng có tác động đến hiệu quả và sự chuyên nghiệp của ban quản lý tòa nhà chung cư.
Với quy trình quản lý công tác vệ sinh tòa nhà, chung cư ban quản lý sẽ cần:
- Lên kế hoạch cụ thể về lịch vệ sinh, nhân sự thực hiện tại mỗi khu vực tại tòa nhà, chung cư sao cho hiệu quả.
- Quản lý quy trình xử lý rác thải.
- Vấn đề lương nhân sự và các chi phí khác của bộ phận vệ sinh cũng cần được quản lý chặt chẽ.
- Đề ra tiêu chí để đánh giá hiệu quả của công tác vệ sinh.
Quy trình thực hiện công tác an ninh tòa nhà, chung cư
Để đảm bảo an ninh, an toàn cho cư dân sinh sống tại tòa nhà, chung cư cao cấp ban quản lý vận hành tòa nhà cần có một quy trình thực hiện công tác an ninh thật chi tiết, bao gồm các nội dung như sau:
- Quy định về nội dung phòng cháy, chữa cháy theo quy chuẩn và thông tin đến toàn bộ cư dân.
- Quản lý kiểm tra định kỳ các thiết bị phòng cháy, chữa cháy.
- Thường xuyên tổ chức các buổi huấn luyện cho bộ phận an toàn phòng cháy, chữa cháy.
- Kiểm tra, giám sát các vật dụng ra, vào tòa nhà chung cư có nguy cơ gây hại.
- Kiểm tra, giám sát cư dân ngoài vào tòa nhà, chung cư.
- Quản lý bãi giữ xe cho cư dân sinh sống tại tòa nhà, chung cư và chịu trách nhiệm thu phí giữ xe, bảo đảm an toàn tài sản cư dân.
Quy trình quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, chung cư
Để đảm bảo quá trình quản lý vận hành tòa nhà được hoạt động hiệu quả và ổn định nhất, các hệ thống kỹ thuật tại tòa nhà, chung cư cao cấp cần phải:
- Định kỳ thực hiện các hoạt động kiểm tra và bảo trì hệ thống kỹ thuật và các cơ sở vật chất khác tại tòa nhà, chung cư như hệ thống thang máy, điều hòa (nếu có), camera giám sát, hạ tầng công viên,…
- Thường xuyên giám sát để kịp thời phát hiện và sửa chữa các lỗi, hư hại của hệ thống kỹ thuật.
Quy trình quản lý tài chính
Ban quản lý vận hành tòa nhà cần quản lý tài chính một cách minh bạch và hợp lý. Cụ thể quy trình quản lý tài chính được triển khai như sau:
- Lập kế hoạch thu chi tiền mặt cụ thể.
- Công khai các hoạt động tài chính, thực hiện báo cáo định kỳ với chủ đầu tư và những khách hàng có liên quan.
- Thực hiện thu các khoản phí từ cư dân tại tòa nhà, chung cư.
- Thực hiện chi các khoản phí cần thiết liên quan đến quản lý, vận hành tòa nhà, chung cư.
Quy trình quản lý và hỗ trợ cư dân
Tại mỗi tòa nhà chung cư đều sẽ có lượng cư dân khá lớn, vấn đề quản lý cư dân là điều cần chú ý nhiều. Với số lượng người sinh sống đông đảo, ban quản lý vận hành tòa nhà cần phải có một quy trình quản lý thật khéo léo và rõ ràng để nâng cao trải nghiệm khách hàng:
- Ban quản lý cần nắm rõ số lượng, thông tin của cư dân sinh sống.
- Bộ phận tiếp nhận và xử lý các vấn đề của cư dân một cách kịp thời.
- Chịu trách nhiệm hướng dẫn về các quy định, quy trình mới cho cư dân.
Trên đây là một số quy trình quản lý vận hành tòa nhà, chung cư mà Long Dương Group mong muốn thông tin đến bạn. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với mọi người trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư.
Liên hệ hotline 1900.0888.76 hay website Long Dương Group để tham khảo các gói quản lý vận hành tòa nhà và chung cư tại Long Dương Group nhé.