Khi bạn có ý định sinh sống tại những khu nhà cao tầng, căn hộ chung cư chắc hẳn bạn nên tìm hiểu về ban quản lý chung cư là gì? Họ có quyền hạn, trách nhiệm ra sao? Những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu được nên tìm ai để hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh khi sống tại chung cư, toà nhà.
Vậy hiểu thế nào về ban quản lý chung cư toà nhà?
Ban quản lý chung cư tòa nhà thực chất là đội ngũ đứng sau nhằm điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động diễn ra của tòa nhà. Bên cạnh đó, đội ngũ ban quản lý nhà chung cư có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của Luật Nhà ở.
Tổ chức quản lý này sẽ hoạt động theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình chủ nhiệm hợp tác xã. Các hoạt động này đều được Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản phê duyệt và được đăng tải đầy đủ hoạt động theo văn bản trên cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng.
Mô hình ban quản lý chung cư tòa nhà bao gồm những bộ phận nào?
Một ban quản lý chung cư thông thường sẽ bao gồm có các bộ phận chính sau:
Trưởng Ban quản lý chung cư tòa nhà:
Là đội ngũ có một hoặc nhiều người có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong Ban quản lý chung cư.
Phó ban (hoặc trợ lý) quản lý chung cư tòa nhà:
Là bộ phận dưới quyền Trưởng Ban quản lý, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của tòa nhà và có vai trò tham mưu lên cấp trên về các giải pháp quản lý tối ưu, đồng thời tiếp nhận cũng như đưa ra hướng xử lý các vấn đề từ các bộ phận đưa lên.
Ban quản lý chung cư tòa nhà còn có nhiều hạng mục khác nhau và dưới đây là một vài bộ phận quan trọng nhất:
- Bộ phận quản lý an ninh.
- Bộ phận quản lý kỹ thuật vận hành.
- Bộ phận quản lý khách hàng.
- Bộ phận quản lý công tác vệ sinh.
- Bộ phận quản lý kỹ thuật.
- Bộ phận quản lý hành chính.
- Bộ phận quản lý kế toán.
- Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng, dân cư.
Công việc của ban quản lý chung cư tòa nhà là gì?
Ban quản lý chung cư toà nhà được phân công công việc cụ thể theo từng vị trí, gồm:
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, dân cư:
- Xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
- Nghiên cứu và tư vấn cho Ban quản trị các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của chung cư.
- Giải quyết các khiếu nại và những vấn đề được yêu cầu từ phía các đơn vị/ cá nhân thuê (khách hàng).
Thiết lập hệ thống quản lý chung cư tòa nhà chặt chẽ:
- Giám sát các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài như: Bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật, bảo vệ chung cư, vệ sinh các khu vực công cộng, làm vườn và chăm sóc cảnh quan, dịch vụ lau kính bên ngoài đối với căn hộ có sử dụng của kính, kiểm soát côn trùng.
Giám sát công tác vận hành quản lý chung cư tòa nhà:
- Giám sát toàn bộ các cá nhân, nhân viên và nhà thầu tham gia thực hiện.
- Công tác vận hành của các bộ phận phải tuân theo đúng quy trình/ tiêu chuẩn của Công ty đã đề ra trước đó.
- Đảm bảo toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận tuân thủ các yêu cầu được đưa ra.
- Kiểm tra, xem xét chung cư, tòa nhà thường xuyên để phát hiện dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn, kịp thời sửa chữa.
Bộ phận quản lý nhân sự:
- Đào tạo liên tục các thành viên tại từng bộ phận, nhanh chóng, hiệu quả.
- Phân công nhân sự làm việc đầy đủ tại chung cư, tòa nhà.
- Quản lý chấm công chặt chẽ, kỹ càng.
- Dựa theo kết quả đánh giá nhân viên ít nhất 2 lần/ năm.
- Chỉ đạo các nhân viên phải tuân thủ nghiêm các chính sách của Công ty.
- Đảm bảo các chính sách nhân sự của Công ty có hiệu lực.
- Cập nhật những kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp đặc biệt.
Kiểm soát chi phí hợp lý:
- Kiểm soát nghiêm ngặt chi phí của tòa nhà và hạn chế tốt nhất đảm bảo không vượt bội chi so với Ngân sách hoạt động đã được phê duyệt.
- Lưu trữ các bản ghi chép và kê khai hợp lý cho toàn bộ các khoản phí thu chi của công ty cho mọi hoạt động.
- Báo cáo đầy đủ công tác vận hành với Ban quản trị, công ty.
Với những thông tin cơ bản mà Long Dương Group chia sẻ trên. Chắc hẳn bạn đã hiểu được ban quản lý chung cư tòa nhà là gì cũng như công việc, vai trò của bộ phận quản lý chung cư tòa nhà đối với người dân khi sinh sống trong khu chung cư hay tòa nhà.
Các bạn cũng có thể liên hệ hotline 1900.0888.76 và truy cập website của Long Dương Group để tìm hiểu thêm thông tin.